Wissensmanagement
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Wissensbewahrung – Wissen selektieren, dokumentieren und aktualisieren

Baustein Wissensbewahrung
Die Probleme einer fehlenden Systematik zur Wissensbewahrung können im Einzelnen bedeuten, dass beispielsweise Prozesswissen, Anwendungserfahrungen und erfolgreiche Lösungsansätze nicht dokumentiert werden und im Laufe der Zeit für das Unternehmen wieder verloren gehen. Auch Kundenwissen wird oftmals nicht ausreichend bzw. gar nicht dokumentiert und den relevanten Mitarbeitern (z. B. in den Bereichen Forschung & Entwicklung bzw. Vertrieb) zugänglich gemacht. Personalabgänge, vor allem von Experten oder langjährigen Mitarbeitern, führen zu einem unwiederbringlichen Know-how-Verlust. Insbesondere KMU sind mit diesem Problem konfrontiert, hängt das unternehmerische Know-how hier doch oftmals an wenigen Schlüsselpersonen. In kleinen Betrieben können so schon geringe Fehlzeiten einzelner Mitarbeiter zu erheblichen Betriebsstörungen führen.

Handlungsempfehlung zur Umsetzung
Die Bewahrung von Wissen bezieht sich einerseits auf das im Unternehmen vorhandene Wissen. Es soll nicht verloren gehen, wenn Mitarbeiter oder Führungskräfte das Unternehmen verlassen. Das kann dadurch sichergestellt werden, dass Wissen von personalen Wissensträgern entkoppelt wird, dass implizites Wissen in explizites, dokumentiertes und allgemein zugängliches Wissen übersetzt wird. Durch Anreizsysteme und Austrittsbarrieren können darüber hinaus Fachleute mit für das Unternehmen wichtiger Expertise an die Organisation gebunden werden. Wie auch im vorangegangenen Baustein spielen deshalb Motivation der Mitarbeiter und Anreizsysteme eine entscheidende Rolle. Des Weiteren sollten zusammen mit der IT-Abteilung Kriterien erarbeitet werden, in welcher Form dokumentiertes Wissen effizient und trotzdem leicht zugänglich gespeichert und aufbewahrt werden kann

Instrument 1: Anreize und Zielvereinbarungen
Bei Anreizen wird grundsätzlich meist zwischen materiellen (Prämien, Boni, Incentives etc.) und immateriellen Anreizen (Anerkennung, offizielle Würdigungen, Ausstattung mit Mitspracherechten etc.) unterschieden. In Zusammenhang mit Wissensmanagement besteht erfahrungsgemäß das Problem, dass den Mitarbeitern oft nicht genügend Zeit zur Verfügung steht ein implementiertes System zu nutzen. Häufig wird auch der Mehrwert der Nutzung nicht genügend verdeutlicht. Vielfach fehlt es zudem an Anreizen, dass Wissensmanagement-System zu pflegen und damit "lebendig" zu halten. Hierfür können individuelle Zielvereinbarungen zu Wissenszielen auf individueller, team- und Unternehmensebene ein effizientes Anreizinstrument darstellen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass der gesamtbetriebliche Nutzen den Aufwand übersteigt und persönliche Ziele der Mitarbeiter angemessen berücksichtigt werden.

 

Instrument 2: Nachfolgemanagement
Der Begriff Nachfolgemanagement umfasst eine Reihe von Instrumenten, die in Unternehmen eingesetzt werden, um zu verhindern, dass Schlüsselpositionen unbesetzt bleiben. Hierzu bieten sich verschiedene, mehr oder weniger standardisierte Vorgehensweisen an. Hinsichtlich der Problematik des demographischen Wandels und der Tatsache, dass in den kommenden Jahren die Generation der "Baby Boomer" aus dem Arbeitsmarkt austritt, helfen kontinuierliche Alters-/Personalstrukturanalysen und -statistiken um sich dem drohenden Wissensverlust frühzeitig stellen zu können. Auch Nachfolgepläne, die u. U. im Rahmen des Qualitätsmanagements erarbeitet werden, bieten eine gute Möglichkeit eine reibungslose Übergabe der Aufgaben und des Wissens zu organisieren. Nachfolgepläne können auch im Falle von Unternehmensaustritten einen effizienten Übergang regeln. In diesen Fällen profitieren Betriebe auch, wenn sie eine offene Trennungskultur pflegen, so dass bei Bedarf auf die Expertise der Vorgänger zurück gegriffen werden kann.

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