Wissensmanagement
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Wissensnutzung – Wissen in Nutzen transferieren

Baustein Wissensnutzung
Eine der größten Herausforderungen ist es, die Kluft zwischen Wissen und Handeln zu überwinden. Wissen produktiv zu nutzen bedeutet, Wissen in Entscheidungen und letztlich in Produkte und Dienstleistungen zu transformieren. Eine zentrale Aufgabe innerhalb dieses Bausteins ist deshalb, sicherzustellen, dass das Wissen auch angewendet, d. h. Wissen in Unternehmenshandeln transformiert wird. Dafür ist eine Verankerung in den Unternehmenszielen und –werten sinnvoll. Mit Hilfe von Wissensmanagement sollte ein Rahmen geschaffen werden, in dem Wissensnutzung erleichtert wird und tatsächlich stattfinden kann. Eine Reihe von Barrieren, z. B. Misstrauen gegenüber fremden Wissens oder die Beibehaltung tradierter Routinen müssen hier zunächst überwunden werden.

Handlungsempfehlung zur Umsetzung
Da heutzutage in fast allen Unternehmen eine Vielzahl der Arbeits- und Geschäftsprozesse computergestützt ablaufen, gilt es spätestens innerhalb dieses Bausteins zu prüfen, inwieweit vorhandene Ressourcen für das Wissensmanagement genutzt werden können oder ob eine entsprechende Systemlösung angeschafft werden sollte. Bei der Auswahl einer geeigneten Software oder IT-Plattform sollte eine Anforderung darin bestehen, Wissen ergonomisch und intuitiv für konkrete Abfragen zugänglich zu machen. Die Leitfrage für das Projektteam lautet: Welche Tools unterstützen die Umsetzung von Ideen und Wissen in Handlungen und Entscheidungen? In diesem Zusammenhang geht es zum einen um die nutzungsgerechte Aufbereitung und Gestaltung von Wissen. Zum anderen sollte berücksichtigt werden, dass jede IT-gestützte Lösung nur dann zu einem Mehrwert für das Unternehmen führen kann, wenn sie von den Mitarbeitern als nützlich eingeschätzt und entsprechend angewendet wird.

Instrument 1: Firmen-Wiki
Ein zur Nutzung für das Thema Wissensmanagement geeignetes Instrument sind Firmen-Wikis. Wikis sind browserbasierte Plattformen zur gemeinsamen Bearbeitung von vernetzten Dokumenten und damit auch für die Dokumentation, Nutzung und Erweiterung von Wissensbeständen in Unternehmen geeignet. Firmen-Wikis sind in der Regel trotz ihres Funktionsumfangs einfach nutzbar, weil nur Grundkenntnisse der Textverarbeitung und kaum Programmierkenntnisse (ggf. Grundlagen HTML) benötigt werden. Aber auch wenn die Handhabung dieser Tools verhältnismäßig einfach und intuitiv ist, sollte genügend Zeit zur Einarbeitung zur Verfügung gestellt und ggf. Schulungen angeboten werden.

Mitarbeiter müssen frühzeitig einbezogen werden bei

Nur so wird die tatsächliche Nutzung des instrumentssichergestellt.

Da insbesondere fehlende Mitarbeitermotivation bzw. wenig nutzergeeignete IT-Strukturen, aber auch fehlende Anreizsysteme oder Zeitknappheit die Nutzung der organisationalen Wissensbasis behindern, sollten potenzielle Anwender frühzeitig in die Auswahl und Entwicklung der Konzepte und Instrumente eingebunden werden. Weiterhin sollte schon in der Planungsphase berücksichtigt werden, dass für ein langfristig erfolgreiches Wissensmanagementsystem entsprechende Verantwortlichkeiten und kontinuierliche Supportstrukturen sichergestellt werden müssen.

Instrument 2: Ansprechpartner benennen
Mit der Einführung von Wissensmanagement gehen oft auch Change-Management-Prozesse einher – Organisationsstrukturen werden angepasst, neue IT-Strukturen implementiert, kulturelle Veränderungen angestoßen etc.. Diese Prozesse sind für manche Mitarbeiter mit Unsicherheiten und Ängsten verbunden, die sich ggf. durch Skepsis oder Widerstände äußern können. Deshalb sollte eine in der Organisation akzeptierter Mitarbeiter als Verantwortlicher für das Thema Wissensmanagement benannt werden, der für Fragen zur Verfügung steht und Unterstützung anbieten kann.

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