Wissensmanagement
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Wissensverteilung – Technische und organisatorische Strukturen schaffen

Baustein Wissensverteilung
In den voran gegangenen Bausteinen wurde in erster Linie das organisationale Wissen betrachtet. Im Baustein Wissens(ver)teilung geht es darum herauszufinden, wer was wissen muss, denn Wissen, dass an einer Stelle der Organisation isoliert vorhanden und bekannt ist, wird möglicherweise an einer anderen Stelle zur Problemlösung ebenso gebraucht. Die Aufgaben dieses Bausteins sind: Multiplikation von Wissen, Sicherung und Teilung von gemachten Erfahrungen und simultaner Wissensaustausch, der direkt zu Wissensentwicklung führt. Um diese Wissens(ver)teilung anzustoßen, sind sowohl technische als auch organisatorische/kulturelle Voraussetzungen nötig. Insbesondere kulturelle Barrieren können der Wissens(ver)teilung im Weg stehen, die Gründe dafür sind vielschichtig: Häufig werden die Vorteile von geteiltem Wissen nicht genügend herausgestellt. Vor allem in wirtschaftlich schwierigen Situationen oder nach Umstrukturierungen können jedoch beispielsweise auch Ängste um den Arbeitsplatz bzw. um persönlichen Macht- und Bedeutungsverlust nach Preisgabe des eigenen Know-hows bestehen.

Handlungsempfehlung zur Umsetzung
Die Wissens(ver)teilung berührt eine der heikelsten Fragen des Wissensmanagements: Muss, soll bzw. kann jeder alles wissen? Die Antwort darauf ist eindeutig nein: Im Wissensbestand des Unternehmens, dem organisationalen Wissen, muss alles Wissen vorhanden und zugänglich sein, das das Unternehmen für die erfolgreiche Wertschöpfung benötigt. Das heißt aber nicht, dass jeder einzelne Mitarbeiter über dieses gesamte Wissen verfügen müsste. Er sollte aber wissen, wie er möglichst rasch und einfach dieses Wissen erwerben kann, wenn er es für seine Aufgaben benötigt. Für die Bearbeitung dieses Bausteins sollten dementsprechend folgende Fragen beantwortet werden:

Instrument 1: Institutionalisierte Teambesprechungen
Regelmäßige Teambesprechungen sind eine effiziente Plattform zur Wissensverteilung und mit geringem Aufwand auch in KMU implementierbar. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die einzelnen Mitarbeiter nicht zuviel Zeit in Besprechungen investieren müssen und die operative Tätigkeit darunter leidet. Dementsprechend gilt es eine unternehmensspezifische Meeting-Struktur zu entwickeln, die verhindert, dass einzelne Mitarbeiter übermäßig in Besprechungen eingebunden werden. Diese Teambesprechungen können z. B. genutzt werden für interne Schulungen in Form von Fachvorträgen durch Experten. Auch die Eröffnung einer Besprechung mit der Präsentation eines aktuellen Projektes und ggf. gemseinsamen Diskussion aktueller Probleme kann sich in diesem Rahmen anbieten.

 

Instrument 2: Expertennetzwerke
Ein internes Expertennetzwerk kann über regelmäßige, zu unterschiedlichen Themen stattfindende Expertentreffen aufgebaut werden – z. B. über die Etablierung einer Vortragsreihe, in deren Rahmen jeweils ein Experte sein Wissensgebiet vorstellt und eine anschließende Diskussion leitet. Auf diesem Weg kann Wissen zu bestimmten Themen in verschiedene Abteilungen verteilt werden.
Eine weitere Möglichkeit ist es, ein Expertenverzeichnis mit Ansprechpartnern für bestimmte Themenbereiche anzulegen – je nach technischen Voraussetzungen einfach in Form eines Word- bzw. Exceldokuments, im Intranet oder einer bestehenden Datenbank. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass eine Kontaktperson festgelegt wird, die diese Daten erfragt, einpflegt und laufend aktualisiert.
Neben internen Netzwerken besteht außerdem die Möglichkeit, auch Lieferanten und/oder Kunden in die Wissens(ver)teilung einzubeziehen. und dafür einen entsprechenden Expertenkreis zu gründen. Auch eine weniger formalisierte Runde wie beispielsweise ein Kunden-Lieferanten-Stammtisch kann in diesem Zusammenhang zum regelmäßigen Austausch dienen. Dieses Instrument bietet sich vor allem für Betriebe an, die eher regional agieren und kann neben dem Wissensaustausch gleichzeitig der Pflege der Kunden- und Lieferantenbeziehungen dienen.

 

Instrument 3: Qualitätsmanagementsystem
Die Einführung eines Qualitätsmanagements kann somit ein guter Grundstein für Wissensmanagement sein:

Ein Produkt des Qualitätsmanagements ist das Qualitätsmanagement-Handbuch, in dem alle Prozesse dokumentiert und die Aufbau- und Ablauforganisation eines Unternehmens beschrieben sind. Sowohl Qualitäts- als auch Wissensmanagement sind ganzheitliche Konzepte und auf entsprechende kulturelle, organisatorische und technische Rahmenbedingungen im Unternehmens angewiesen, damit die Verteilung relevanten Wissens gewährleistet werden kann.

Wo sind weitere Informationen zu finden?

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